（一） 節(jié)約會議的經(jīng)費、時間

在我國，召開一次全國32個省市自治區(qū)的電視會議，費用僅為5萬元。相同規(guī)模的會議若在賓館召開，會議費用將高達(dá)100萬元。

據(jù)統(tǒng)計，日本、美國之間開通1小時的國際電視會議，雙方總資費不超過50萬日元，并能允許10多人直接參會，通過數(shù)據(jù)流、投影等可以讓所有員工旁聽。但50萬日元遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能支付1個人的出差費用。

據(jù)相關(guān)資料，各級管理機構(gòu)的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務(wù)出差的費用高達(dá)300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。

（二） 提高開會的效率

由于召開電視會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會代表節(jié)省時間，提高效率。

由于參加會議的人員就在本地，和會議有關(guān)的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。

（三） 適應(yīng)某些特殊情況

對于某些交通狀況不好，特別是地處山區(qū)、邊疆的城市，視頻會議將帶來極大的方便。

在一些緊急場合，如救災(zāi)、防汛，戰(zhàn)地會議等，可以用視頻會議系統(tǒng)及時了解或發(fā)布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。

（四） 增加參會人員

視頻會議可當(dāng)作高質(zhì)量的可視電話，連線兩方訴說心情，也可多人多點參加形成會議。

同時，視頻會議系統(tǒng)具有投影、VGA端口以及數(shù)據(jù)流功能可以隨時增加會議代表甚至召開全體會議。總部決策可即時傳達(dá)到所有員工。